Accueil des stagiaires

Transmission des informations sur le titre professionnel

Mise en place des documents de suivi : Travail individuel sur les objectifs généraux et spécifiques, 

Appréhension du milieu professionnel 

Adaptation du parcours du stagiaire

Mise en place des démarches de recherche de stages, présentation attitudes, savoir être et savoir faire.

​

Sensibilisation au développement durable : appliquer et transmettre des gestes éco-responsables

​

1/Participer à la coordination et au suivi d'un projet

Utiliser les outils de planification (Gantt, rétro-planning)
Utiliser les outils collaboratifs
Elaborer des tableaux de bord
Mettre en oeuvre les techniques de communication professionnelle écrite et orale
Organiser des réunions en présentiel et à distance
Analyser une situation, synthétiser les informations et rendre compte
Travailler en équipe et faciliter les interactions au sein du groupe-projet
Mobiliser sa capacité d’adaptation à des interlocuteurs variés
Respecter les règles de confidentialité
Situer son champ d’intervention
Appliquer les méthodes de gestion du temps
Prendre en compte les délais, respecter les échéances, les contraintes et les procédures
Organiser son travail en fonction des priorités

2/Contribuer à la mise en oeuvre d'actions de communication

Utiliser l’intranet de la structure
Utiliser les outils de recherche numérique
Utiliser les fonctions avancées d’un logiciel de traitement de texte
Utiliser un logiciel de Pré-AO et PAO
Rechercher, sélectionner et synthétiser les informations pertinentes
Rédiger en adaptant le style à la cible et à l’objectif
Organiser et présenter les informations de façon claire, attractive et valorisante
Respecter les normes de la charte graphique
Identifier les enjeux de la communication dans la stratégie de l'entreprise
Respecter les règles de discrétion professionnelle
Structurer des informations de façon synthétique
Organiser son travail en fonction des priorités

3/Organiser un événement

Utiliser les outils bureautiques et de communication
Utiliser les techniques de communication professionnelle adaptées
Concevoir des outils d’organisation et de suivi : liste des tâches, planning
Ordonnancer les différentes étapes de l’événement
Coordonner les actions
Contrôler l’avancement
Etablir et suivre le budget de l’événement
Effectuer le bilan quantitatif et qualitatif et rendre compte
Identifier les enjeux de la communication événementielle dans la stratégie de l'entreprise
Négocier avec les prestataires ou les partenaires
Travailler en équipe
Mobiliser sa capacité d’adaptation à des interlocuteurs variés

4/Contribuer à la gestion administrative des RH

Décrypter le bulletin de paie : en connaître ses éléments constitutifs

Assurer le suivi des congés et des absences

Préparer et transmettre les éléments variables de salaire à la structure  chargée de l’établissement des bulletins de paie

Participer au processus de recrutement en rédigeant une annonce à partir d’un profil de poste et en planifiant les entretiens des candidats retenus, participer à l’information sociale du personnel.

​

​

1/Assurer la recherche, la synthèse et la diffusion de l'information

Maîtriser les outils bureautiques, de communication et de recherche d’information
Utiliser le vocabulaire technique du secteur d’activité
Analyser une demande ou une information pour en extraire les éléments clés
Identifier les sources d’information pertinentes et fiables
Lire rapidement et efficacement
Prendre des notes
Concevoir et exploiter des questionnaires
Synthétiser l’information et la restituer
Prendre la parole en public
Respecter les modes opératoires et procédures en vigueur dans l’entreprise
Contrôler sa production avant transmission
Assurer une veille informationnelle
Utiliser les espaces et les outils collaboratifs

2/Organiser la conservation et la traçabilité de l'information

Concevoir un plan de classement
Appliquer les techniques de classement
Utiliser différents moyens de sauvegarde des fichiers numériques
Utiliser les outils et matériels adaptés
Assurer une veille sur l'évolution des technologies numériques relatives au classement et à l'archivage
Concevoir et appliquer des procédures et modes opératoires
Appliquer et transmettre des gestes éco-responsables
Respecter les règles de confidentialité des informations

1/Organiser et coordonner les activités quotidiennes du dirigeant et de son équipe

Utiliser les outils bureautiques et de communication de façon courante
Utiliser les outils collaboratifs de planification : téléphone, agendas partagés, plannings, outils de
communication à distance
Analyser une situation pour en extraire les éléments clés et identifier l’information à rechercher et les
actions à accomplir
Créer une liste de tâches
Planifier et organiser un déplacement, une réunion ou une activité
Utiliser des sources d’information identifiées pour l’organisation des déplacements
Respecter un budget
Établir une feuille de route
Rédiger un compte rendu
Prescrire des achats responsables de fournitures de bureau et de consommables
Tenir compte de l’empreinte carbone dans l’organisation des déplacements
Contrôler les notes de frais

2/Concevoir des outils de pilotage et présenter des informations chiffrées de gestion

Connaissance du vocabulaire lié aux statistiques (évolution, répartition, comparaison, écart, ratios, marge)
Connaissance des calculs statistiques courants (écarts, pourcentages, moyennes, tendances)
Connaissance de l’organisation de l’entreprise
Connaissance des principaux indicateurs de gestion
Utiliser les fonctions avancées d’un tableur
Sélectionner les données adéquates en fonction de l’objectif
Effectuer les calculs liés aux statistiques et aux consolidations
Choisir un graphique adapté
Contrôler ses résultats
Analyser les données et rédiger un commentaire argumenté
Contrôler l’adéquation des informations reçues par rapport à la demande

3/Contribuer à l’amélioration des processus administratifs

Connaissance de la structure et de son fonctionnement
Connaissance des organismes et du vocabulaire relatifs à l'assurance qualité (ISO, AFNOR…)
Connaissance des méthodes d'analyse et de résolution de problèmes
Utiliser les outils bureautiques courants
Analyser une situation et en extraire les éléments clés
Structurer, ordonner et représenter un ensemble d'opérations selon un enchaînement logique sous forme
de schéma (logigramme)
Rédiger une procédure ou un mode opératoire
Communiquer à l'oral ou à l'écrit dans un style adapté à l'objectif et à l'interlocuteur
Agir avec méthode et logique

COMMUNICATION ÉCRITE ET ORALE EN FRANÇAIS

Connaissance des règles orthographiques et grammaticales en français et en anglais (*)
Connaissance des règles typographiques, des normes de présentation et de communication
professionnelle en français et en anglais (*)
Connaissance du vocabulaire technique du secteur d’activité en français et en anglais (*)
Maîtriser les outils bureautiques, de communication et de recherche d’information
Utiliser le vocabulaire technique du secteur d’activité
Analyser une demande ou une information pour en extraire les éléments clés
Rechercher des informations
Prendre des notes et les exploiter
Rédiger un compte rendu à partir de ses prises de notes
Respecter les modes opératoires et procédures en vigueur dans l’entreprise
Contrôler sa production avant transmission
Utiliser les espaces et les outils collaboratifs

Choisir un mode de transmission adapté à la situation
Respecter la confidentialité
Tenir compte de la valeur légale des différents modes de diffusion
Choisir le support écrit adéquat au regard des conséquences juridiques
Rédiger dans un style professionnel adapté à l'objectif et à l’interlocuteur
Représenter les principes, les valeurs et l’image de l’entreprise
Prendre en compte et respecter les délais
Organiser son travail en fonction des priorités et de la complexité de la production demandée

ASSURER A L'ORAL L'INTERFACE ENTRE LE DIRIGEANT ET SES INTERLOCUTEURS, EN FRANCAIS ET EN ANGLAIS

Connaissance de la structure et de son organisation
Connaissance de la grammaire, de la phonétique et du vocabulaire courant en anglais (*)
Connaissance des techniques de communication
Connaissance du vocabulaire technique du secteur d’activité en français et en anglais (*)
Utiliser les outils de communication
Assurer l’accueil physique d’un visiteur en veillant à la qualité du cadre et au respect des procédures
Filtrer les demandes
S’exprimer distinctement et avec un vocabulaire adapté
Utiliser les techniques de communication adaptées (en veillant à reformuler, questionner et synthétiser)
Prendre des notes
Comprendre un interlocuteur s'exprimant en anglais et s'exprimer dans un anglais professionnel (*)
(*) Anglais : Niveau B2 du Cadre Européen Commun de Référence pour les Langues (CECRL)

Valoriser l'image de l'entreprise
Adapter son attitude et son comportement aux diverses situations
Analyser une situation professionnelle et identifier les interlocuteurs et les tensions éventuelles
Respecter les règles de confidentialité
Garder le contrôle de soi et une attitude courtoise face à une situation délicate
Organiser ses activités pour assurer un accueil professionnel malgré la multiplicité des tâches et les interruptions fréquentes

​

​
 

Stage opérationnel dont l’objectif est de mettre en pratique dans l’entreprise les connaissances acquises pendant la formation.

En amont du stage et de manière obligatoire, une convention de stage sera remise par H&C FORMATIONS qui devra la signer, ainsi que l’entreprise d’accueil, et le stagiaire.

Pendant cette période, le stagiaire sera accompagné par un formateur, qui sera son tuteur, et en entreprise,  par un maître de stage.

Assister au quotidien un dirigeant et faciliter sa prise de décision

Gérer le traitement, l'organisation et la partage de l'information

Assister un dirigeant dans la prise en charge de projets

Mobiliser sa capacité d’adaptation à des situations, environnements et interlocuteurs variés
Faire preuve de proactivité dans l’exercice de ses missions
Assurer une veille technologique pour développer le travail collaboratif au sein de l’équipe

Remise d’un livre comprenant toutes les fiches de synthèse des thèmes abordés et les exercices.  

Cours magistraux - Travaux dirigés – Titre professionnel blanc - Devoir sur table, exercices - Prise de parole individuelle ou en groupe - Exposés

Formateurs (trices) animateurs (trices) de formation ayant un niveau BTS ou III  dans le domaine du secrétariat de direction

Le Titre Professionnel Assistant de Direction est délivré par le Ministère des Affaires Sociales, du Travail et de la Solidarité au candidat issu d’un parcours de formation continu qui a satisfait aux évaluations suivantes :

​

- 3 Evaluations en Cours de Formations à l’activité en contrôle continu sur toute la durée de la formation

​

-  L’épreuve de synthèse en forme de mise en situation professionnelle en présence d’un jury de professionnels

​

- L’entretien final avec le jury de professionnels

​

A chacune des 3 activités correspond un Certificat de Compétences Professionnelles.

​

Le CCP (voir CCP1,CCP2,CCP3 sur la page SECRETARIAT/ASSITANAT) peut faire l’objet d’une validation intermédiaire, et permet une acquisition progressive du titre complet : En effet, si le jury décide de ne pas attribuer le titre au candidat, il peut décider de valider un ou plusieurs Certificats de Compétences Professionnelles (CCP) qui compose(nt) ce titre.

​

Le candidat dispose alors de 5 ans à partir de la date d’obtention du 1er CCP pour valider les CCP qui lui manquent et ainsi valider son Titre Professionnel.

​

Un livret de certification qui enregistre progressivement les CCP acquis est remis au candidat, jusqu’à l’obtention du parchemin prouvant l’obtention du Titre Professionnel.

PUBLIC CONCERNE :

- Pour les personnes souhaitant valider le CCP : Etre titulaire du baccalauréat ou niveau IV ou avoir suivi la scolarité complète y conduisant (niveau terminale de l’enseignement secondaire) et/ou avoir une expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat

- Pour toutes les personnes souhaitant valider la formation, sans passer le CCP, et souhaitant enrichir leur expérience professionnelle dans le secrétariat

​

PREREQUIS

- Connaître et être déjà utilisateur (trice) de l’environnement windows 

 -Maîtriser la langue française, à l'écrit et à l'oral

TESTS : des tests seront effectués avant l’entrée en formation, soit à l’issue d’un rendez-vous individuel, soit lors d’une information collective.

​

SESSION ouverte à partir de 10 personnes