Réaliser les travaux administratifs courants d’une structure.

Cette activité constitue la fonction de base de l'exécution du travail administratif courant et s’exerce parallèlement aux différents travaux de secrétariat, l’employé administratif et d’accueil rédige des mails et courriers simples, selon des modèles ou des instructions, et en effectuant tous les travaux d'entrée et de présentation. Le format actuel des documents professionnels, tels que notes, tableaux, rapports, etc., doit être conforme aux normes professionnelles, aux règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire, et garantir la fiabilité des informations saisies.

Il consulte et met à jour l'agenda, le tableau de suivi et le planning (salles, véhicules, équipements, etc.). Il utilise des applications en ligne pour collecter des informations et partager tous types de fichiers et documents. Selon l'organisation, il participe aux commandes de consommables en collectant les besoins et en les transmettant aux services concernés ou en passant directement les commandes.

Il réceptionne les e-mails de la messagerie générale de la structure, les catégorise, les filtre et les envoie aux destinataires concernés. Il réceptionne, scanne, enregistre et distribue le courrier reçu aux employés concernés. Il prépare, affranchit et expédie le courrier sortant. En respectant les modes de classement existants dans la structure, il peut sauvegarder les fichiers et dossiers en local ou en ligne, classer les fichiers (papier et numérique) et participer à l'archivage.

Cette activité nécessite l'utilisation des fonctions habituelles d'outils de bureau, de collaboration et de communication, et la capacité de s'adapter à l'évolution continu de tous ces outils.