Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités.

Cette activité constitue la base de la profession de secrétariat et correspond au premier niveau d'employabilité. Le secrétaire comptable prend en charge les travaux courants de secrétariat pour une équipe ou un service, afin de faciliter la communication des informations et l’organisation des activités.

Il produit tous types de documents dans le respect des chartes graphiques et des règles d'orthographe et de grammaire, recherche les informations, les utilise et les met à disposition des destinataires sous une forme appropriée, organise leur classement et leur archivage.

Il accueille les visiteurs et assure la transmission orale des informations : il traite les appels téléphoniques dans le respect des consignes de filtrage, et des communications de différents canaux : messagerie instantanée, visioconférence, etc…

Il peut être amené à communiquer en anglais lors d'échanges simples et habituels, selon le contexte de l'entreprise. Il assiste l'équipe en planifiant les rendez-vous et les réunions sur un système de messagerie professionnel et assure le suivi des rappels nécessaires. Il organise les réunions sur le plan logistique, veille au bon fonctionnement des matériels, constitue les dossiers et rédige les comptes rendus. Il organise les déplacements dans le respect des contraintes de l’équipe et des impératifs budgétaires.

Le secrétaire comptable utilise des outils numériques ainsi que des progiciels développés pour l'entreprise ou pour une activité donnée. Il s'adapte en permanence à leur évolution et peut être amené à accompagner leur utilisation auprès des collaborateurs.